[Guida] Come eseguire il backup di Microsoft Outlook

outlook [Guida] Come eseguire il backup di Microsoft OutlookQuando il nostro computer non ce la fa più, solitamente è necessario ricorrere al classico formattone per ripristinare un pò di quella brillantezza e velocità di calcolo che ormai sembravano preistoria.

In questo caso uno dei primi pensieri, ed uno dei motivi per cui è tanto noioso formattare tutto, è quello di fare un backup di tutti i dati che riteniamo essenziali. Solitamente le nostre e-mails, i contatti e gli appuntamenti che abbiamo con così minuziosa pazienza provveduto a tenere sempre in ordine ed aggiornati in Microsoft Outlook rientrano al primo posto della classifica delle nostre priorità. In parte il modo più sicuro e veloce per fare tutto questo ve lo avevo già spiegato nell’articolo su “Come partizionare un hard disk“, ma potete vederlo più nel dettaglio dopo il break.

Cominciamo prima di tutto con il fare una distinzione tra:

  • backup delle impostazioni degli account di posta
  • backup di e-mail, contatti, ecc.
  • backup delle regole di smistamento della posta

Backup degli Accounts di posta

Per questi non esiste ad oggi una soluzione al limite dell’umana decenza con la quale eseguire il backup dei propri accounts in modo da non doversi ricordare anche i vari pop, smtp, ecc. Un modo ci sarebbe e consisterebbe nel mettere mano al registro di Windows, e dato che è un’operazione rischiosa se non si sa quello che si sta facendo, evito di parlarne perchè voglio evitarvi problemi più gravi di un banale backup. Se proprio siete “de coccio” provate a leggere qui o qui dove si menziona la chiave di registro, ma considerate il fatto che:

  1. è possibile che da una versione all’altra di Outlook la posizione della chiave di registro cambi
  2. in ogni caso nelle chiavi di registro non vengono memorizzate le vostre password

Una soluzione artigianale per memorizzare i dati degli accounts è quella di eseguire degli screenshots delle varie finestre di impostazione ed archiviare le immagini per account.

Un ‘altra possibilità sarebbe quella di affidarsi a programmi a pagamento quali ad esempio Genie Backup Manager; in questo caso vi chiedo di valutare attentamente (dato che lo do per scontato che lo fareste) la ricerca di un crack essendoci in gioco le vostre e-mails e i vostri account.

Se doveste scegliere quest’ultima soluzione allora non dovrei aggiungere altro perchè sarebbe inutile. Ma se siete appassionati del “fai-da-te” allora proseguite la lettura.

Backup di e-mail, contatti, calendario, ecc.

Per quanto riguarda il backup di e-mails, contatti, ecc. possiamo scegliere una tra le due alternative:

  • backup automatizzato con procedura di esportazione
  • un semplice copia – incolla di alcuni files

Backup automatizzato

Andiamo su:

file > importa ed esporta > esporta in un file > file delle cartelle personali .pst

Ora state bene attenti: se volete salvare tutto: e-mails, contatti, calendario, feeds, ecc. allora dovete selezionare la voce “Cartelle personali” indicando di includere anche le sotto-cartelle

Al passo successivo dovrete solo indicare dove salvare il file che verrà generato e dargli un nome. Ecco alcuni screenshots…

outlook backup 01 [Guida] Come eseguire il backup di Microsoft Outlook

outlook backup 02 [Guida] Come eseguire il backup di Microsoft Outlook

outlook backup 03 [Guida] Come eseguire il backup di Microsoft Outlook

D’ora in poi il file generato per voi è Oro puro, conservatelo con cura. Per ripristinarlo dopo che avrete formattato e re-installato Outlook non dovete fare altro che andare su:

file > importa ed esporta > importa dati da altri programmi o file > file delle cartelle personali .pst > selezionare il file generato poco fa

Copia – incolla dei files

Tutti i dati inerenti e-mail, calendario, ecc. confluiscono in una cartella del vostro computer. Per sapere quale sia questa cartella avete due possibilità, che vi elenco entrambe perchè a seconda della versione di Outlook che utilizzate potrebbero esserci delle differenze:

file > gestione file di dati

strumenti > opzioni > configurazione della posta > file di dati

La finestra che avrete di fronte a voi, in entrambi i casi sarà simile a quella qui sotto

outlook backup 04 [Guida] Come eseguire il backup di Microsoft Outlook

Entrambi i files che vedete a video risiedono nella stessa cartella sotto nomi diversi. Che a voi interessa è il file Cartelle personali (a meno che facciate uso anche dell’archivio ma solitamente questo non avviene).

Con un doppio clic sul file siete in grado di vedere il percorso per intero, non vi resta altro che memorizzarlo ed raggiungere la cartella da Risorse del computer. Una volta nella cartella, quello che io faccio di solito è copiare l’intero contenuto in una cartella sicura e tenere tutto come copia di backup. Che interessa a voi dovrebbe essere solo il file Outlook.pst (nome di default), ma dato che in questi casi la mia fiducia nei confronti dell’informatica è uguale a 0 preferisco copiare tutto quanto.

Una volta che avrete re-installato Outlook provate a ripristinare il solo file Outlook.pst la dove l’avete trovato sovrascrivendo tutto quello che trovate all’interno. Se doveste avere problemi provate a ripristinare anche gli altri files.

Backup delle regole di archiviazione

Onestamente non so, ma non credo (se siete più che sicuri del contrario segnalatemelo), se le regole di archiviazione siano incluse nel file .pst originario o creato attraverso la procedura automatizzata di backup; in ogni caso è possibile eseguirla manualmente seguendo i passaggi seguenti…

outlook backup 05 [Guida] Come eseguire il backup di Microsoft Outlook

  1. Assicurarsi di essere nella finestra di lettura della Posta elettronica (e quindi non nel menù Contatti o Calendario per intenderci)
  2. Scegliere Regole e avvisi dal menu Strumenti.
  3. Se si utilizzano più account di posta elettronica, nell’elenco Applica modifiche alla cartella selezionare la cartella Posta in arrivo desiderata.
  4. Fare clic su Opzioni.
  5. Fare clic su Esporta regole.
  6. Nella casella Nome file digitare il percorso e il nome file dell’insieme di regole che si desidera esportare.
  7. Salvate il file, se avete esigenze particolari di compatibilità e volete esportare un file che contiene solo regole compatibili con una versione precedente di Microsoft Office Outlook, nell’elenco Tipo file selezionare una delle opzioni seguenti:
    • Regole di C. guidata Regole compatibili con Outlook 2002
    • Regole di C. guidata Regole compatibili con Outlook 2000
    • Regole di C. guidata Regole compatibili con Outlook 98
  8. Fare clic su Salva.

E’ tutto!

Author: Paolo Colombo

Classe '81, appassionato di tecnologia e internet. Dal 29 marzo 2007 scrive quotidianamente con passione sul suo blog www.mytechnology.eu | .it articoli che circondano il mondo hi-tech ed i servizi che internet offre. Ha una bellissima moglie, un figlio adorabile ed un secondo in cantiere, passa le nottate scrivendo articoli e giocando con i membri del clan EraseR che conosce da ben 15 anni.

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18 Commenti

  1. ti confermo che le regole NON vengono salvate nel file outlook.pst come ho potuto recentemente verificare. Ciao
    F

  2. lol…ne ero quasi sicuro ma non avendo trasferito di recente i files su pc diversi non ne ero sicurissimo. Grazie della puntualizzazione!

  3. Ho letto con molto inetresse la guida relativa al backup di Outlook ma nel momento di ristabilire il file Backup.pst non cè più stato niente da fare. Il massaggio di errore recita. Il file D:\backup.pst non fa parte delle cartelle personali. Con questo si interrompe il ripristino. Confermo d’avere eseguito il salvataggio su un disco esterno e di aver seguito alla lettera la vostra guida alla lettera. Il mio sistema operativo è Vista Home e Outlook 2007. Se potete aiutarmi ve ne sarò grato per sempre, anche perchè molte delle mie password e i contatti sono dentro quel file.
    Grazie infinite
    Remo

  4. Ciao Remo,
    spiegami meglio come hai preceduto: hai fatto il salvataggio con la procedura di esportazione di outlook (come mi sembra che tu abbia fatto) o hai fatto un copia/incolla dei files?

    “In mano” ora cosa ti ritrovi? quell’unico backup.pst?

    Ma soprattutto, spiegami se ti ricordi come hai importato quel file in outlook

    Ciao!

  5. io ho un altro problema, nell’hd si è corrotto il sistema operativo, sono riuscito collegandolo in esterno a scaricare il pst di 2 utenti non protetti, ma quello mio di administrator proteto da password (di cui sono in possesso) non riesco a scaricarlo, qualcuno mi aiuta?
    grazie

  6. Cioè, hai collegato il disco fisso come disco esterno su un altro PC giusto? Che sistema operativo c’era sul disco corrotto?

    Con XP non mi risulta ci siano limitazioni, se colleghi un HD come se fosse un Hard Disk qualsiasi su un altro pc lo dovresti poter navigare tranquillamente come un qualsiasi HD

  7. ho xp sp2 in entrambi gli hd, ma niente da fare
    grazie ciao

  8. Ho beccato un bagle e sto riformattando la partizione C. Trovo molto utili le tue indicazioni anche perchè sono molto semplici e chiare. Ti ringrazio per questo a nome mio e dalla maggioranza silenziosa

  9. Ho un problema…la mia posta elettronica (outlock) è piena all’85 per risolvere il problema dovrei eliminare le e-mail di troppo ma sono per me fondamentali, quindi come posso fare per salvare e nel tempo stesso risolvere il problema?

  10. Grazie, è stato molto utile.
    VORREI CHIEDERE UN AIUTO ULTERIORE: LA STESSA COSA, OSSIA COME FACCIO UN BACKUP, MANUALE perché sono più tranquillo, DA “WINDOWS MAIL”.
    GRAZIE

  11. cioè intendi il programma per leggere la posta di hotmail e/o live?

  12. @ Reloaded:
    windows mail te lo installano di default come programma di scarico e gestione della posta se il sistema operativo è vista.
    Per tutta la posta elettronica (è l’equivalente di MS outlook o di mozilla thunderbird, per chiarirci)
    Dopo un po’ di tempo l’ho sostituito con MS outlook, che secondo me ha diversi vantaggi.
    Ma mi è rimasta della posta su windows mail di cui vorrei fare backup!

  13. potresti suggerirmi quale sito utilizzare per scaricare la versione 6.0 di outlook express? Grazie
    mia mail antonaz@libero.it

  14. Una precisazione: non è vero che “non esiste ad oggi una soluzione al limite dell’umana decenza con la quale eseguire il backup dei propri accounts in modo da non doversi ricordare anche i vari pop, smtp, ecc.”

    La soluzione c’è, esiste da tempo, è gratuita e funziona ottimamente.

    Si tratta di Mail Password Viewer di Nirsoft.

    http://www.nirsoft.net/utils/mailpv.zip

  15. Chinaski, il software da te indicato è un recovery tool il cui scopo primario è quello di scoprire tali dati qualora ce li si dimentichi.
    Sembra disponga di una funzione di salvataggio di tali dati ma almeno dalle specifiche non mi risulta che permetta di ripristinare gli accounts mail su una installazione pulita di Outlook o altro software (il mio sopo era riuscire ad arrivare a fare questo in automatico, evitando l’input manuale dei dati).
    L’applicazione comunque può indubbiamente tornare utile per salvare i dati su un file da leggere in seguito.

    Grazie della segnalazione!

  16. Ragazzi scusate se mi intrometto, ma spero che qualcuno mi dia informazioni al proposito.
    Tempo fa il mio pc ha crashato, sono riuscito ad eseguire il backup completo, ora però ho la necessità di recuperare le mail, sapete se sono salvate in qualche cartella????

    Vi prego help me!!

    Grazie

    Patrizio

  17. Ragazzi scusate se mi intrometto, ma spero che qualcuno mi dia informazioni al proposito.
    Tempo fa il mio pc ha crashato, sono riuscito ad eseguire il backup completo, ora però ho la necessità di recuperare le mail, sapete se sono salvate in qualche cartella????

    Vi prego help me!!

    Grazie

    Patrizio
    federico ha scritto:

    ti confermo che le regole NON vengono salvate nel file outlook.pst come ho potuto recentemente verificare. Ciao
    F

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