[Guida] Come eseguire il backup di Microsoft Outlook

Quando il nostro computer non ce la fa più, solitamente è necessario ricorrere al classico formattone per ripristinare un pò di quella brillantezza e velocità di calcolo che ormai sembravano preistoria.

In questo caso uno dei primi pensieri, ed uno dei motivi per cui è tanto noioso formattare tutto, è quello di fare un backup di tutti i dati che riteniamo essenziali. Solitamente le nostre e-mails, i contatti e gli appuntamenti che abbiamo con così minuziosa pazienza provveduto a tenere sempre in ordine ed aggiornati in Microsoft Outlook rientrano al primo posto della classifica delle nostre priorità. In parte il modo più sicuro e veloce per fare tutto questo ve lo avevo già spiegato nell’articolo su “Come partizionare un hard disk“, ma potete vederlo più nel dettaglio dopo il break.

Cominciamo prima di tutto con il fare una distinzione tra:

• backup delle impostazioni degli account di posta
• backup di e-mail, contatti, ecc.
• backup delle regole di smistamento della posta

Backup degli Accounts di posta

Per questi non esiste ad oggi una soluzione al limite dell’umana decenza con la quale eseguire il backup dei propri accounts in modo da non doversi ricordare anche i vari pop, smtp, ecc. Un modo ci sarebbe e consisterebbe nel mettere mano al registro di Windows, e dato che è un’operazione rischiosa se non si sa quello che si sta facendo, evito di parlarne perchè voglio evitarvi problemi più gravi di un banale backup. Se proprio siete “de coccio” provate a leggere qui o qui dove si menziona la chiave di registro, ma considerate il fatto che:

1. è possibile che da una versione all’altra di Outlook la posizione della chiave di registro cambi
2. in ogni caso nelle chiavi di registro non vengono memorizzate le vostre password

Una soluzione artigianale per memorizzare i dati degli accounts è quella di eseguire degli screenshots delle varie finestre di impostazione ed archiviare le immagini per account.

Un ‘altra possibilità sarebbe quella di affidarsi a programmi a pagamento quali ad esempio Genie Backup Manager; in questo caso vi chiedo di valutare attentamente (dato che lo do per scontato che lo fareste) la ricerca di un crack essendoci in gioco le vostre e-mails e i vostri account.

Se doveste scegliere quest’ultima soluzione allora non dovrei aggiungere altro perchè sarebbe inutile. Ma se siete appassionati del “fai-da-te” allora proseguite la lettura.

Backup di e-mail, contatti, calendario, ecc.

Per quanto riguarda il backup di e-mails, contatti, ecc. possiamo scegliere una tra le due alternative:

• backup automatizzato con procedura di esportazione
• un semplice copia – incolla di alcuni files

Backup automatizzato

Andiamo su:

file > importa ed esporta > esporta in un file > file delle cartelle personali .pst

Ora state bene attenti: se volete salvare tutto: e-mails, contatti, calendario, feeds, ecc. allora dovete selezionare la voce “Cartelle personali” indicando di includere anche le sotto-cartelle

Al passo successivo dovrete solo indicare dove salvare il file che verrà generato e dargli un nome. Ecco alcuni screenshots…

D’ora in poi il file generato per voi è Oro puro, conservatelo con cura. Per ripristinarlo dopo che avrete formattato e re-installato Outlook non dovete fare altro che andare su:

file > importa ed esporta > importa dati da altri programmi o file > file delle cartelle personali .pst > selezionare il file generato poco fa

Copia – incolla dei files

Tutti i dati inerenti e-mail, calendario, ecc. confluiscono in una cartella del vostro computer. Per sapere quale sia questa cartella avete due possibilità, che vi elenco entrambe perchè a seconda della versione di Outlook che utilizzate potrebbero esserci delle differenze:

file > gestione file di dati

strumenti > opzioni > configurazione della posta > file di dati

La finestra che avrete di fronte a voi, in entrambi i casi sarà simile a quella qui sotto

Entrambi i files che vedete a video risiedono nella stessa cartella sotto nomi diversi. Che a voi interessa è il file Cartelle personali (a meno che facciate uso anche dell’archivio ma solitamente questo non avviene).

Con un doppio clic sul file siete in grado di vedere il percorso per intero, non vi resta altro che memorizzarlo ed raggiungere la cartella da Risorse del computer. Una volta nella cartella, quello che io faccio di solito è copiare l’intero contenuto in una cartella sicura e tenere tutto come copia di backup. Che interessa a voi dovrebbe essere solo il file Outlook.pst (nome di default), ma dato che in questi casi la mia fiducia nei confronti dell’informatica è uguale a 0 preferisco copiare tutto quanto.

Una volta che avrete re-installato Outlook provate a ripristinare il solo file Outlook.pst la dove l’avete trovato sovrascrivendo tutto quello che trovate all’interno. Se doveste avere problemi provate a ripristinare anche gli altri files.

Backup delle regole di archiviazione

Onestamente non so, ma non credo (se siete più che sicuri del contrario segnalatemelo), se le regole di archiviazione siano incluse nel file .pst originario o creato attraverso la procedura automatizzata di backup; in ogni caso è possibile eseguirla manualmente seguendo i passaggi seguenti…

1. Assicurarsi di essere nella finestra di lettura della Posta elettronica (e quindi non nel menù Contatti o Calendario per intenderci)
2. Scegliere Regole e avvisi dal menu Strumenti.
3. Se si utilizzano più account di posta elettronica, nell’elenco Applica modifiche alla cartella selezionare la cartella Posta in arrivo desiderata.
4. Fare clic su Opzioni.
5. Fare clic su Esporta regole.
6. Nella casella Nome file digitare il percorso e il nome file dell’insieme di regole che si desidera esportare.
7. Salvate il file, se avete esigenze particolari di compatibilità e volete esportare un file che contiene solo regole compatibili con una versione precedente di Microsoft Office Outlook, nell’elenco Tipo file selezionare una delle opzioni seguenti:
   • Regole di C. guidata Regole compatibili con Outlook 2002
   • Regole di C. guidata Regole compatibili con Outlook 2000
   • Regole di C. guidata Regole compatibili con Outlook 98
8. Fare clic su Salva.

E’ tutto!